تمدید قراردادهای پرسنلی با امضای دیجیتال

در عصر حاضر، سازمان‌ها و شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای به دنبال راه‌هایی برای ساده‌سازی و کارآمدتر کردن فرایندهای خود، به‌ویژه آن‌هایی که به مدیریت منابع انسانی مرتبط می‌شوند، هستند. تمدید قراردادهای پرسنلی، یکی از این فرایندها، می‌تواند زمان‌بر، پرهزینه و مستلزم کاغذبازی‌های متعدد باشد. با ظهور امضای دیجیتال، فرصتی جدید برای دگرگونی این فرایند و رفع چالش‌های موجود به وجود آمده است.

یک امضا میتونه خیلی ساده تر باشه !

چالش‌های تمدید قراردادهای سنتی

اگرچه تمدید قراردادهای پرسنلی به روش سنتی همچنان رایج، اما با چالش‌های متعددی همراه است. چالش‌های که در عمق مسئله جا خوش کرده و به‌عنوان بخشی از روند کار پذیرفته شده هستند. این در حالی است که می‌توان از آن‌ها پرهیز کرد. به این منظور ابتدا باید صورت‌مسئله را شفاف کرد. به همین منظور، نگاهی به چالش‌های تمدید قرارداد به روش سنتی داشته باشید:

• محدودیت‌های مکانی و زمانی: فرایند سنتی تمدید قرارداد نیازمند حضور فیزیکی طرفین قرارداد، تبادل نسخه چاپی قرارداد، امضا و مهروموم آن است. این امر می‌تواند برای سازمان‌هایی که با کارکنان دورکار یا پراکنده در نقاط مختلف کشور یا حتی جهان همکاری می‌کنند، چالش‌برانگیز و زمان‌بر باشد.
• ریسک‌های امنیتی: تبادل نسخه چاپی قرارداد، خطر گم‌شدن، جعل یا تخریب آن را به همراه دارد. این امر می‌تواند به ضرر هر دو طرف قرارداد باشد و نیاز به صرف زمان و هزینه برای پیگیری‌های حقوقی احتمالی را به وجود آورد.
• هزینه‌های کاغذبازی: چاپ، رونوشت، ارسال و بایگانی نسخه چاپی قراردادها، هزینه اضافی برای سازمان‌ها به همراه دارد.
• فرایندهای زمان‌بر: مراحل سنتی تمدید قرارداد، از جمله ارسال، امضا، مهروموم و بایگانی نسخه چاپی، می‌تواند زمان‌بر باشد و به تأخیر در شروع یا ادامه همکاری با کارکنان منجر شود.

همان‌طور که گفتیم، این چالش‌ها به‌عنوان خاصیت فرایند پذیرفته شده هستند. به همین دلیل است که شما هنگام مطالعه آن‌ها هنوز احساس وجود مشکل نمی‌کنید. طبیعی است که برای امضای قرارداد باید به شرکت مراجعه کرد؛ مگر غیر از این هم می‌شود؟ بله می‌شود!

شرکت‌های پیشرو از امضای دیجیتال که نیازی به حضور شخص نداشته و غیر قابل جعل نیز هست، استفاده می‌کنند و به‌این‌ترتیب چند قدم از شما و سازمانتان پیش می‌افتند. بیایید کمی بیشتر با امضای دیجیتال آشنا بشویم…

امضای دیجیتال و مزایای تمدید قرارداد با آن

امضای دیجیتال یک فناوری نوین است که به افراد و سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد الکترونیکی را به‌گونه‌ای امضا کنند که از نظر قانونی معتبر و قابل‌استناد باشد. این امضا، هویت امضاکننده و اصالت سند را به طور کامل تضمین می‌کند و امکان جعل یا انکار امضا را به صفر می‌رساند.

فناوری امضای دیجیتال بر پایه دو کلید رمزنگاری، یکی عمومی و دیگری خصوصی، کار می‌کند. کلید عمومی در اختیار عموم قرار می‌گیرد و برای تأیید صحت امضای دیجیتال و رمزنگاری اطلاعات استفاده می‌شود. کلید خصوصی که بسیار حائز اهمیت است، به‌صورت محرمانه نزد صاحب امضا نگهداری می‌شود و برای امضای دیجیتال اسناد و رمزگشایی اطلاعات رمزنگاری شده استفاده می‌شود.

این روش راه‌حلی نوین برای رفع چالش‌های تمدید قراردادهای پرسنلی به شمار می‌آید که مزایای متعددی را به همراه دارد:

• سهولت و سرعت: با استفاده از امضای دیجیتال، نیازی به حضور فیزیکی طرفین قرارداد نیست و می‌توان قرارداد را به‌صورت الکترونیکی امضا، مهروموم و ارسال کرد. این امر فرایند تمدید قرارداد را به طور قابل‌توجهی ساده و سریع‌تر می‌کند.
• امنیت: امضای دیجیتال از هویت امضاکننده و اصالت سند به طور کامل محافظت می‌کند و خطر جعل یا انکار امضا را به صفر می‌رساند.
• کاهش هزینه‌ها: حذف نیاز به چاپ، رونوشت، ارسال و بایگانی نسخه چاپی قراردادها، هزینه‌های مربوط به کاغذبازی را به طور قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.
• صرفه‌جویی در زمان: با حذف مراحل سنتی، می‌توان در زمان و منابع سازمان صرفه‌جویی کرد و فرایند تمدید قرارداد را به طور چشمگیری تسریع بخشید.
• دسترسی آسان: قراردادهای امضا شده به‌صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند و به‌راحتی قابل‌دسترسی و بازیابی هستند.

تمدید قرارداد با امضای دیجیتال برای نیروهای دورکار

امضای دیجیتال برای سازمان‌هایی که با کارکنان دورکار یا پراکنده در نقاط مختلف کشور یا جهان همکاری می‌کنند، مزایای ویژه‌ای به همراه دارد. این فناوری به این سازمان‌ها امکان می‌دهد تا قراردادهای کارکنان خود را بدون نیاز به حضور فیزیکی آنها تمدید کنند. این امر می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه‌های سفر، اقامت و سایر هزینه‌های مرتبط با جابه‌جایی کارکنان منجر شود.

نمونه‌هایی از کاربرد امضای دیجیتال در تمدید قرارداد

امضای دیجیتال را می‌توان در مراحل مختلف تمدید قراردادهای پرسنلی از جمله موارد زیر به کار برد:

1. ارسال قرارداد: قرارداد الکترونیکی می‌تواند به‌صورت آنلاین یا از طریق ایمیل برای کارکنان ارسال شود.
2. امضای قرارداد: کارکنان می‌توانند با استفاده از گواهی‌نامه و نرم‌افزار امضای دیجیتال، قرارداد را به‌صورت الکترونیکی امضا کنند.
3. مهروموم قرارداد: سازمان می‌تواند با استفاده از گواهی‌نامه و نرم‌افزار امضای دیجیتال، قرارداد را به‌صورت الکترونیکی مهروموم کند.
4. ارسال قرارداد امضا شده: قرارداد امضا شده و مهروموم شده به‌صورت الکترونیکی برای کارکنان و سایر طرفین ذی‌نفع ارسال می‌شود.
5. بایگانی قرارداد: قرارداد امضا شده به‌صورت الکترونیکی بایگانی شده و هر زمان که به آن احتیاج باشد به‌صورت مستند قابل‌مشاهده است.

کدام شرکت‌ها از امضای دیجیتال استفاده می‌کنند؟

استفاده از امضای دیجیتال برای تمدید قرارداد کارکنان در حال افزایش است و بسیاری از شرکت‌ها، به‌ویژه آنهایی که با کارکنان دورکار یا پراکنده در نقاط مختلف کشور یا جهان همکاری می‌کنند، از مزایای این فناوری بهره می‌برند. برخی از شرکت‌های سرشناس مثل دیجی‌کالا، بانک ملی ایران، ساپکو و شرکت ملی نفت ایران، این مسئله را اعلام کرده‌اند.

نیازمندی‌ها و مراحل استفاده از امضای دیجیتال

به این منظور کافی است با متخصصان فراشناسا در ارتباط باشید. فراشناسا محصولی اختصاصی در زمینه احراز هویت دیجیتال (که شامل امضای دیجیتال نیز می‌شود) است که توسط شرکت پارت، بزرگ‌ترین سازمان فعال در زمینه هوش مصنوعی در ایران توسعه داده شده. این نام پیش‌ازاین در لایه زیرساخت فناورانه سازمان‌های بزرگ دولتی (مثل بانک سامان) و برای راه‌اندازی سامانه‌های احراز هویت دیجیتال فعالیت داشته و امروزه باتوجه‌به همه‌گیری فضای دیجیتالی و گسترش نیازمندی‌های عمومی، دامنه خدمات خود را گسترش داده است.
باتوجه‌به پیچیدگی و جزئیات زیاد در طراحی و اجرای سیستم‌های دیجیتالی، پیشنهاد می‌کنیم با متخصصان فراشناسا صحبت کنید تا باتوجه‌به شرایط اختصاصی خود، شرح کامل و شفافی از نحوه همکاری دریافت کرده و برنامه منسجمی در اختیارتان قرار بگیرد.

بااین‌وجود به‌طورکلی می‌توان خلاصه نیازمندی‌ها و مراحل استفاده از امضای دیجیتال برای قراردادهای کاری در سازمان‌ها را شامل مراحل زیر متصور شد (مجدد توصیه می‌کنیم حتماً با کارشناسان ما صحبت کنید).

نیازمندی‌های فنی

• زیرساخت IT مناسب: سرورها، شبکه و فضای ذخیره‌سازی کافی
• سازگاری با سیستم‌های موجود: مانند سیستم‌های مدیریت منابع انسانی، مالی و بایگانی
• امنیت قوی: محافظت از اطلاعات محرمانه در برابر تهدیدات سایبری

• نیازمندی‌های قانونی
  • آگاهی از قوانین و مقررات مربوط به امضای دیجیتال
  • تدوین سیاست‌های داخلی مربوط به استفاده از امضای دیجیتال

• نیازمندی‌های آموزشی
  • آموزش کاربران در مورد نحوه استفاده از سامانه
  • آموزش تیم IT در مورد نصب، راه‌اندازی و نگهداری سامانه

• نیازمندی‌های مدیریتی
  • تعهد مدیریت ارشد به پروژه
  • مدیریت تغییر برای کارکنان

• مراحل راه‌اندازی
  • تهیه اسناد و مدارک لازم: سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، قرارداد
  • خرید گواهی‌نامه‌های دیجیتال، نرم‌افزار و سخت‌افزار (در صورت نیاز)
  • نصب و راه‌اندازی سامانه
  • آزمودن سامانه
  • آموزش کاربران و تیم IT
  • استقرار سامانه و استفاده از آن برای تمدید قراردادهای کارکنان

استفاده از امضای دیجیتال می‌تواند به طور قابل‌توجهی فرایندهای مربوط به مدیریت منابع انسانی، به‌ویژه تمدید قرارداد کارکنان را ساده‌تر، سریع‌تر، امن‌تر و کم‌هزینه‌تر کند.

نتیجه‌گیری

امیدواریم این مطلب برای شما کاربردی بوده باشد. لطفاً هرگونه سؤال یا دغدغه که در ذهن دارید در بخش نظرات بنویسید تا ما نیز بتوانیم خدمات را مطابق نیازمندی شما ارتقا بدهیم و در جلب رضایت شما بکوشیم. دغدغه‌مندی شما چه در زمینه محتوای همین مقاله باشد و چه در زمینه استفاده از امضای دیجیتال برای عقد یا تمدید قراردادها، برای ما حکم مسئله‌ای را دارد که باید به‌سرعت پاسخ داده شود. ممنونیم که زمان گذاشته و تا اینجا مطالعه کردید.