چگونه امضای الکترونیکی بسازیم؟ | 3 روش سریع

مهم‌ترین نکته پیش از ساخت امضای الکترونیکی، دانستن تفاوت میان این امضا و نوع دیجیتال آن است. به طور خلاصه، امضای دیجیتال نوع خاصی از امضای الکترونیک است که از رمزنگاری نامتقارن استفاده می‌کنید. در صورتی که امضای الکترونیکی همان شکل اسکن شده امضای سنتی است.

در ادامه همراه ما باشید تا نحوه ساختن امضای الکترونیکی را به صورت جامع‌تر بررسی کنیم.

حتما بخوانید: امضا دیجیتال چیست

1 ایجاد امضای الکترونیکی در ورد (Word)

یکی از آسان‌ترین روش‌ها برای ساختن امضای الکترونیکی، ایجاد امضا در نرم افزار ورد است. شما در 2 مرحله می‌توانید امضای الکترونیکی خود را در این نرم افزار بسازید. توضیح روش ساخت هر کدام از این روش‌ها را در بخش زیر بخوانید:

ایجاد خط امضا در Word

پس از باز کردن برنامه Microsoft Word از منو، مسیر Insert > Signature Line را طی کنید.

با باز شدن کادر Signature Setup، جزئیات مربوط به آن را وارد کنید. نام، عنوان، نشانی ایمیل و امضاکننده جزو مواردی هستند که در این کارد باید بنویسید. پس از وارد کردن تمام این اطلاعات، گزینه ok را بزنید.

با تکمیل شدن فرآیند قبل، یک علامت ضربدر برای شما نمایش داده می‌شود تا آن را به سند خود اضافی کنید.

حال که ضربدر امضا نمایش داده می‌شود، شکل امضا را در این بخش درج می‌کنید.

ایجاد امضا الکترونیکی Word

جهت اضافه کردن امضای الکترونیکی به نرم افزار ورد لازم است از دستورالعمل‌های فوق پیروی کنید و ابتدا یک خط امضا را انتخاب نمایید. علاوه براین، شما باید یک گواهی امنیتی برای امضای خود اضافه نمایید.

اگر جزو آن دسته از افراد هستید که گواهی امنیتی ندارید، باید یکی از آن‌ها را از شرکت‌های معتبر تهیه کنید. (در صورتی که از این روش استفاده نمی‌کنید، راهکار جایگزین آن را در نظر بگیرید. شما می‌توانید گواهی امضای خاص خود را با ابزار Selfcert که در پوشه نصب آفیس مایکروسافت وجود دارد؛ تولید کنید.)

فایل Selfcert.exe را در پوشه نصب آفیس پیدا کرده و روی آن کلیک کنید تا فایل باز شود.

با باز شدن فایل Selfcert، باید یک نام برای گواهی امنیتی در کادر Your Certificate Name وارد کنید. سپس روی OK کلیک کنید تا این گواهی ایجاد شود.

وقتی که گواهی امنیتی امضای شما نصب شد، به سند ورد برگردید. سپس، روی خط امضا دابل کلیک کنید.

در کادر Sign، نام خود را وارد کرده و روی Select Image کلیک کنید. پس از آن، یک تصویر از امضای دست‌نوشته نمایش داده می‌شود. بر روی گزینه Sign کلیک کنید تا امضای الکترونیک به سند ورد افزوده شود.

پس از وقتی که مراحل بالا را تایید کردید، سند ورد تایید می‌کند که امضا اضافه شده یا خیر.

هشدار: اگر شما سند را پس از درج امضای الکترونیکی، ویرایش کنید؛ این امضا نامعتبر می‌شود. بنابراین، شما باید آن را دوباره امضا کنید.

2 ایجاد امضای الکترونیکی با Adobe Acrobat Reader

اگر از سیستم عامل ویندوز استفاده می‌کنید و آنلاین هستید، بهتر است Adobe Acrobat Reader را برای ساخت امضا الکترونیکی انتخاب کنید. در بخشی از این برنامه، بر روی دکمه‌ای با نوشته Adobe Sign کلیک کنید. سپس، اسناد خود را امضا و سپس، ارسال کنید.

نحوه کشیدن امضا در این نرم افزار می‌تواند به صورت کشیدن یا تایپ کردن و یا آپلود کردن یک تصویر باشد. (پیشنهاد: اگر تجهیزات لازم برای کشیدن خطوط در Adobe Acrobat Reader را ندارید، از دو روش دیگر تایپ کردن و یا آپلود تصویر استفاده کنید.)

بعد از ایجاد کردن امضا، گزینه sign را انتخاب کنید و در داخل سند مورد نظر خود قرار بدهید.

توضیح مرحله به مرحله ایجاد امضا را مطابق با تصاویر زیر پیگیری کنید:

با انتخاب کردن گزینه sign yourself، یکی از دو گزینه مشخص شده در کادر را انتخاب کنید.

بعد از انتخاب هر کدام از آن‌ها با یکی از صفحه‌‎های زیر روبرو می‌شوید.

همانطور که در تصاویر بالا مشاهده می‌کنید، یکی از 3 گزینه type، draw و image را می‎‌توانید برای امضای الکترونیکی انتخاب کنید:

• گزینه type: ابتدا متن خود را می‌نویسید و سپس، یکی از فونت‌های شبه دست‌نویس را برای ساخت امضا انتخاب می‎کنید.
• باکس draw: با کلیک کردن بر روی این گزینه می‌بایست امضای خود را مستقیما بر روی صفحه بکشید و یا از تاچ پد استفاده کنید.
• گزینه image: با انتخاب این گزینه می‌توانید یک تصویر از امضای دستی خودتان را آپلود کنید.

اگر مایل هستید که از همین امضا برای اسناد دیگر استفاده کنید، گزینهSave signature را زده و دکمه Apply را انتخاب کنید.

3 ایجاد امضا الکترونیکی در مک با Preview

برای پاسخ به سوال “چگونه امضای الکترونیکی بزنیم“، هنوز راهکارهای دیگری وجود دارد. برای مثال، افرادی که امضا الکترونیکی خود را در دستگاه هوشمند مک ثبت می‌کنند، از Preview استفاده می‎نمایند. براساس مراحل زیر عمل کنید تا بتوانید امضای خود را در اسناد مورد نظرتان، درج کنید:

1. سند PDF را با Preview باز کنید. (به طور معمول، Preview یک اپلیکیشن پیش‌فرض برای باز کردن اینگونه اسناد می‌باشد.)
2. در مرحله بعد، بر روی دکمه Show Markup Toolbar کلیک کرده و از نوار ابزاری که برای شما ظاهر می‌شود، Sign را انتخاب نمایید.
3. شما باید انگشت خود را بر روی ترک‌پد بکشید یا با استفاده از امضای یک کاغذ و اسکن آن با وب‌کم، یک امضا ایجاد کنید. (در این شرایط، با یک‌بار درج امضا در اپلیکیشن Preview، این امضا برای همیشه در آن ذخیره می‌شود.)
4. بعد از ایجاد و ثبت امضا از طریق منو Sign می‌توانید به آن دسترسی‌ داشته باشید. چون امضا به شکل یک فایل تصویری در سند ظاهر می‌شود. شما می‌توانید اندازه و موقعیت آن امضا را براساس نوع سند، تغییر بدهید.
5. در مرحله آخر، بر روی گزینه File و سپس گزینه Save کلیک کنید تا این امضا در سند شما ذخیره شود. همچنین شما پس از انتخاب File می‌توانید روی گزینه Duplicate کلیک کنید تا فایل اصلی بدون تغییر باقی بماند و یک کپی امضاشده از سند هم در سیستم خود ذخیره کنید.

در ادامه بخوانید: امضا الکترونیک چیست

ویدئوی تفاوت امضای دیجیتال و امضای الکترونیک

در ویدئوی بالا، به تفاوت‌های برجسته میان امضای الکترونیکی و نوع دیجیتال آن اشاره کردیم. امضای الکترونیک در زیرمجموعه‌ی امضای دیجیتال قرار می‌گیرد. با این حال، امنیت امضای دیجیتال نسبت به نوع الکترونیک آن، بیشتر است. چرا که برای ساخت امضای دیجیتال از رمزنگاری نامتقارن که یک نوع تکنیک ریاضی است، استفاده می‌شود. در حالی که برای ساخت امضای الکترونیکی کافی است امضای خود را بر روی یک کاغذ رسم کنید و بعد از اسکن شدن، به یک امضای الکترونیکی تبدیل می‌شود.

با توجه به این توضیحات مشخص است که امضای دیجیتالی، از امنیت بسیار بیشتری برخوردار است. به شما پیشنهاد می‌کنیم تا از این نوع امضا برای حفظ امنیت داده‌ها و اسناد مورد نظرتان استفاده کنید.

سوالات متداول

منبع : فراشناسا

سوالات خود را در قسمت دیدگاه از کارشناسان ما بپرسید.