امضای دیجیتال برای قراردادها، راه حل امن کسب و کار شما

در حالی که قراردادهای دیجیتال فرآیند مدیریت قراردادها را بسیار ساده کرده‌اند، چالش‌های جدیدی هم به همراه دارند. یک قرارداد دیجیتالی، درست مانند قراردادهای سنتی که توسط قلم و کاغذ ایجاد می‌شوند، برای معتبر بودن نیاز به امضایی دارد که از نظر قانونی الزام‌آور باشد.

سوالی که مطرح می‌شود این است که چطور می‌شود یک قرارداد دیجیتال را به روشی که در محاکم قانونی به رسمیت شناخته شود امضا زد؟ پاسخ یک کلمه است: امضای دیجیتال.

امضای دیجیتال نسخه الکترونیکی امضاهای سنتی است و با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته، تضمین می‌کند که محتوای یک سند پس از امضا شدن تغییر نکرده است. همچنین اطلاعات کلیدی مانند هویت افراد امضا کننده و زمان دقیق امضای سند را ارائه می‌دهد.

در ادامه با فراشناسا همراه باشید تا جزئیات بیشتری درباره امضای دیجیتال در امضای قراردادها بخوانید.

آیا امضای الکترونیکی و دیجیتال یکی هستند؟

اغلب، اصطلاحات “امضای دیجیتال” و “امضای الکترونیکی” به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. با این حال، یک تفاوت ظریف بین این دو وجود دارد. “امضای الکترونیکی” یک اصطلاح عمومی برای هر امضایی است که به صورت الکترونیکی ارسال می‌شود. از سوی دیگر، امضای دیجیتال به امضای الکترونیکی با ویژگی‌های پیشرفته‌ای اشاره دارد که داده‌ها را ایمن نگه می‌دارد.

به همین ترتیب، زمانی که صحبت از امضای الکترونیک قراردادها به میان می‌آید، بسیاری از افراد گمان می‌کنند که منظور از امضای الکترونیک، اسکن کردن امضای دستی است که روی کاغذ به ثبت رسیده یا استفاده از نرم‌افزارهای ایجاد امضای الکترونیک است.

درست است که همه این‌ها به عنوان امضای الکترونیکی شناخته می‌شوند، اما امن‌ترین و مطمئن‌ترین راه امضای قراردادها، استفاده از امضای دیجیتال است. درواقع امضای دیجیتال نوعی امضای الکترونیک است که از تمام انواع دیگر آن، معتبرتر است.

امضای دیجیتال چطور کار می‌کند؟

طرز کار امضای دیجیتال به گونه‌ای است که امکان هرگونه تقلب و سواستفاده‌ای را از بین برده است. در انتهای صفحه سرویس امضای دیجیتال به صورت مفصل‌تر و فنی‌تر راجع به امضای دیجیتال صحبت کرده‌ایم که خواندن آن خالی از لطف نیست!

این امضا از روش رمزنگاری کلید عمومی استفاده می‌کند. در این روش، به دو جفت کلید عمومی و خصوصی نیاز داریم که توسط سامانه امضا تولید می‌شوند. سند دیجیتال توسط کلید عمومی امضا می‌شود و تنها راه رمزگشایی آن، کلید عمومی است.

در صورتی که کوچک‌ترین تغییری در سند ایجاد شود، کلید عمومی قادر به رمزگشایی سند نمی‌باشد. به همین علت است که امضای دیجیتال مانع دستکاری قراردادهای دیجیتال می‌شود و هرگونه تغییری به راحتی قابل تشخیص و پیگیری است.

کاربرد امضای دیجیتال در امضای قراردادها

یک قرارداد پس از امضای طرفین قابلیت اجرا شدن دارد. در گذشته، قراردادها با استفاده از امضایی که روی کاغذ به ثبت می‌رسید بسته می‎شد، اما این روزها استفاده از امضای دیجیتال در حال تبدیل شدن به یک امر عادی است.

امضای دیجیتال به افراد این امکان را می دهد که در هر زمان و هر مکانی قراردادها را امضا کنند. امضای قرارداد از راه دور و تمدید قراردادها با امضای دیجیتال از جمله مواردی هستند که امروزه آسان تر از گذشته شده اند. در ادامه با توجه به ویژگی‌های این امضا، به مهم‌ترین کاربردهای آن در عقد قراردادها اشاره می‌کنیم:

بهبود زمان تحویل قرارداد

قبل از امضای دیجیتال، قراردادهایی که از راه دور امضا می‌شدند، باید امضا شده و پس از آن ارسال، فکس یا اسکن می‌شدند. در نهایت نیز تمام قراردادها بایگانی می‌شدند. این فرآیند خسته کننده و در عین حال زمان‌بر بود. با ظهور این امضا، این زمان از چند روز به چند دقیقه کاهش پیدا کرد!

تایید هویت افراد امضا کننده

امضای دیجیتال می‌تواند هویت فرد یا سازمانی را که قرارداد را امضا می‌کند، تایید کند. این به کارفرما یا طرف مقابل در قرارداد اجازه می‌دهد بدون نیاز به ملاقات حضوری از هویت طرف مقابل اطمینان پیدا کند.

امنیت قراردادها

با امضای دیجیتال، دیگر لازم نیست نگران دستکاری امضا باشید. امضای دیجیتال با استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری قوی، امنیت اطلاعات را تامین می‌کند. این امضا نمی‌تواند به سادگی تغییر داده شود و هر تلاشی برای تغییر آن قابل شناسایی خواهد بود.

اثبات زمان امضای قرارداد

امضای دیجیتال می‌تواند تاریخ و زمان امضا را به صورت دقیق ثبت کند. این امر برای ارائه شواهد در مورد زمان ایجاد یا تغییر قرارداد می‌تواند مفید باشد.

کاهش هزینه های عملیاتی

شرکت‌ها می‌توانند در زمان و هزینه صرف شده برای مدیریت اسناد فیزیکی صرفه جویی کنند. در بیشتر زمینه‌های تجاری، زمان حرف اول را می‌زند و صرفه‌جویی در آن اهمیت زیادی دارد. امضای دیجیتال زمان چرخه اجرا را بیش از 90 درصد کاهش می‌دهد.

همانطور که خواندید، استفاده از امضای دیجیتال می‌تواند بهبود امنیت، کارآیی و سهولت در فرآیند امضا و اجرای قراردادها را به همراه داشته باشد.