فرق دیجیتالی‌سازی، دیجیتالی‌شدن و تحول دیجیتال

قبل از تصمیم‌گیری در سازمان، این تعاریف را در نظر بگیرید.

تفاوت بین دیجیتالی‌سازی (Digitization)، دیجیتالی‌شدن (Digitalization) و تحول دیجیتال (Digital Transformation) به مفاهیم و فرایندهای متفاوتی از استفاده از فناوری‌های دیجیتال در سازمان‌ها و صنایع اشاره دارد. هر یک از این اصطلاحات یک مرحله از تکامل دیجیتالی‌شدن را نمایان می‌کند:

۱. دیجیتالی‌سازی (Digitization)

دیجیتالی‌سازی به فرایند تبدیل اطلاعات یا داده‌های آنالوگ به قالب دیجیتال اشاره دارد. این مرحله ابتدایی‌ترین قدم در مسیر دیجیتالی‌شدن است که طی آن اسناد فیزیکی، فایل‌های کاغذی، صداها یا تصاویر به داده‌های الکترونیکی تبدیل می‌شوند. به‌عنوان‌مثال:

• تبدیل یک کتاب چاپی به PDF.
• اسکن‌کردن یک سند کاغذی و ذخیره آن به‌صورت فایل دیجیتال.
• دیجیتالی کردن نوارهای صوتی و تصویری قدیمی.

این فرایند صرفاً تبدیل قالب داده‌هاست و به معنای تغییر فرایندها یا بهبود عملکرد نیست.

۲. دیجیتالی‌شدن (Digitalization)

دیجیتالی‌شدن به استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای بهبود فرایندهای موجود اشاره دارد. در این مرحله، سازمان‌ها از داده‌های دیجیتالی‌شدن استفاده می‌کنند تا کارایی، سرعت و دقت فرایندهای سنتی را ارتقا دهند. برخلاف دیجیتالی‌سازی، دیجیتالی‌شدن فقط به تبدیل داده‌ها محدود نمی‌شود، بلکه تأکید بر استفاده از داده‌ها و فناوری‌های دیجیتال برای بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندها است. برای مثال:

• استفاده از سیستم‌های مدیریت محتوا برای سازمان‌دهی و بازیابی اسناد دیجیتال.
• جایگزینی سیستم‌های دستی برای مدیریت سفارش‌ها با سیستم‌های آنلاین و خودکار.
• استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری دیجیتال به‌جای نوشتن فاکتورها و محاسبات دستی.

دیجیتالی‌شدن به بهبود بهره‌وری و کاهش خطاها کمک می‌کند، اما هنوز به معنای تغییر بنیادین ساختار یا مدل کسب‌وکار نیست.

۳. تحول دیجیتال (Digital Transformation)

تحول دیجیتال فراتر از دیجیتالی‌شدن است و به تغییر بنیادین مدل‌های کسب‌وکار، فرهنگ‌سازمانی و ساختارهای عملیاتی به واسطه فناوری‌های دیجیتال اشاره دارد. این مرحله نه‌تنها شامل دیجیتالی کردن فرایندها می‌شود، بلکه به ایجاد مدل‌های جدید کسب‌وکار، نوآوری و تحول‌سازمانی از طریق فناوری‌های دیجیتال منجر می‌شود.

تحول دیجیتال به معنای بازنگری در تمامی جنبه‌های یک سازمان است؛ از نحوه ارائه محصولات و خدمات تا نحوه ارتباط با مشتریان و ایجاد ارزش جدید برای آن‌ها. به‌عنوان‌مثال:

• شرکت‌هایی مثل اوبر (Uber) یا ایربی‌ان‌بی (Airbnb) با بهره‌گیری از پلتفرم‌های دیجیتال مدل‌های سنتی کسب‌وکار را کاملاً تغییر داده‌اند.
• بانک‌ها با استفاده از اپلیکیشن‌های تلفن همراه و خدمات آنلاین توانسته‌اند دسترسی به خدمات بانکی را سریع‌تر و آسان‌تر کنند.
• خرده‌فروشی‌ها از تحلیل داده‌های بزرگ (Big Data) و هوش مصنوعی (AI) برای شخصی‌سازی تجربه مشتریان و بهینه‌سازی زنجیره تأمین استفاده می‌کنند.

تحول دیجیتال شامل تغییرات بنیادی در فرهنگ، راهبُردها و توانایی‌های سازمان است که از طریق ادغام فناوری‌های دیجیتال با مدل‌های کسب‌وکار نوین رخ می‌دهد.

اگر شرکت‌ها نسبت به فناوری بی‌تفاوت باشند…

اگر شرکت‌ها به سراغ دیجیتالی‌شدن و تحول دیجیتال نروند، ممکن است با مشکلات و چالش‌های جدی مواجه شوند. در اینجا برخی از احتمالاتی که ممکن است برای آن‌ها رخ دهد، آورده شده است:

۱. کاهش رقابت‌پذیری

• ازدست‌دادن مزیت رقابتی: شرکت‌هایی که از فناوری‌های دیجیتال استفاده نمی‌کنند، ممکن است نتوانند با رقبای خود که در حال پیشرفت و بهینه‌سازی فرایندها هستند، رقابت کنند.
• تأخیر در نوآوری: عدم استفاده از فنّاوری‌های جدید می‌تواند منجر به کندی در نوآوری و عدم توانایی در ایجاد محصولات و خدمات جدید شود.

۲. کاهش کارایی و بهره‌وری

• فرایندهای ناکارآمد: شرکت‌ها ممکن است به استفاده از فرایندهای دستی و سنتی ادامه دهند که موجب افزایش زمان و هزینه‌ها می‌شود.
• خطاهای انسانی: عدم دیجیتالی‌سازی می‌تواند به خطاهای بیشتر در کارهای دستی و ثبت داده‌ها منجر شود.

۳. تجربه نامطلوب مشتری

• عدم تطابق با انتظارات مشتریان: مشتریان امروزی انتظار دارند که خدمات و محصولات به‌صورت آنلاین و سریع ارائه شوند. عدم توجه به این موضوع می‌تواند باعث ازدست‌دادن مشتریان شود.
• نقص در شخصی‌سازی: عدم استفاده از داده‌های دیجیتال برای تحلیل رفتار مشتریان می‌تواند منجر به عدم توانایی در ارائه تجربه شخصی‌سازی شده به مشتریان شود.

۴. کاهش دسترسی به بازارها

• محدودیت در دسترسی: شرکت‌هایی که به سمت دیجیتال حرکت نمی‌کنند، ممکن است به بازارهای جدید دسترسی پیدا نکنند، به‌خصوص در دوران پس از کووید-۱۹ که تجارت آنلاین رونق گرفته است.
• غفلت از مشتریان دیجیتال: عدم وجود پلتفرم‌های دیجیتال می‌تواند به عدم دسترسی به نسل جوان‌تری از مشتریان که بیشتر به خرید آنلاین تمایل دارند، منجر شود.

۵. کاهش کارایی سازمانی

• مشکلات در ارتباطات داخلی: عدم استفاده از ابزارهای دیجیتال برای ارتباطات داخلی می‌تواند به ناکارآمدی در تبادل اطلاعات و تصمیم‌گیری‌های سریع منجر شود.
• کاهش انعطاف‌پذیری: شرکت‌ها ممکن است نتوانند به‌سرعت به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهند.

۶. هزینه‌های بالاتر

• افزایش هزینه‌ها: ادامه استفاده از روش‌های سنتی می‌تواند به افزایش هزینه‌های عملیاتی منجر شود. این هزینه‌ها ممکن است شامل هزینه‌های نیروی انسانی، نگهداری از سیستم‌های قدیمی و مواد مصرفی باشد.
  

۷. ازدست‌دادن فرصت‌های سرمایه‌گذاری

• محدودیت در جذب سرمایه: سرمایه‌گذاران به شرکت‌هایی که به فناوری‌های دیجیتال و نوآوری‌های آن توجه دارند، تمایل بیشتری دارند. عدم توجه به این موارد می‌تواند به ازدست‌دادن فرصت‌های سرمایه‌گذاری منجر شود.

۸. ریسک‌های امنیتی و قانونی

• حسابرسی ناکارآمد: شرکت‌های سنتی ممکن است به دلیل عدم استفاده از سیستم‌های دیجیتال، در گزارش‌دهی و حسابرسی به مشکلاتی بر بخورند.
• ریسک‌های امنیتی: عدم توجه به امنیت داده‌ها و عدم استفاده از فناوری‌های جدید ممکن است شرکت‌ها را در معرض تهدیدات سایبری قرار دهد.
  

در نتیجه…

عدم حرکت به سمت دیجیتالی‌شدن و تحول دیجیتال می‌تواند به خطراتی جدی برای بقای یک شرکت منجر شود و در نهایت می‌تواند به ازدست‌دادن سهم بازار و کاهش سودآوری منتهی شود؛ بنابراین به‌سوی هر یک از این ۳ مرحله که حرکت می‌کنید، آن را جدی بگیرید.

• دیجیتالی‌سازی (Digitization): تبدیل داده‌های آنالوگ به دیجیتال.
• دیجیتالی‌شدن (Digitalization): استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای بهینه‌سازی فرایندهای موجود.
• تحول دیجیتال (Digital Transformation): تغییر بنیادی و جامع سازمان به واسطه فناوری‌های دیجیتال و ایجاد مدل‌های کسب‌وکار جدید.

این سه مفهوم به ترتیب مراحل مختلفی از تکامل دیجیتالی سازمان‌ها را توضیح می‌دهند و هر یک در مسیر بهبود و تغییر نقش متفاوتی ایفا می‌کنند.